Estamos vivendo novos tempos no mundo corporativo e manter as equipes de trabalho cada vez mais engajadas é um desafio ainda maior para as empresas nos dias atuais.
Para cumprir este objetivo, transmitir informações com clareza, objetividade e acima de tudo definir as metas, as reuniões são boas oportunidades para traçar tais estratégias.
Mas para que de fato elas sejam um sucesso, precisam ser bem planejadas, organizadas e executadas. Além disso, as reuniões precisam cumprir seu objetivo, ou seja, se você é gestor, sua reunião não pode ser aquela que “poderia ser um e-mail”. É muito comum os colaboradores usarem esta expressão para falar sobre reuniões dispersas e pouco fundamentadas. As reuniões, de fato, precisam ser encaradas como um evento importante e planejadas como tal.
Uma estratégia que tem transformado os resultados das empresas de forma positiva, são as reuniões fora da empresa. As equipes costumam dar mais importância para as pautas marcadas em ambientes diferentes do escritório onde costumam estar todos os dias. Além disso, os encontros em ambientes diferentes se transformam em ótimas oportunidades de integração e socialização dos times.
Aqui separamos algumas dicas para que sua reunião seja um sucesso na empresa. Confira:
1 – Defina o objetivo da reunião
Antes de começar a planejar o encontro com seu time, defina as pautas que serão abordadas. Faça uma lista com os temas e quais métodos serão usados para replicar ao time. Não existe nada mais desagradável do que participar de uma reunião sem foco e com temas dispersos.
2 – Planejar é fundamental
Como acontece em todo projeto, não importa o tamanho, planejamento faz toda a diferença. Uma reunião não é diferente, principalmente porque estamos falando de uma reunião fora do ambiente de trabalho. Neste caso, a escolha do local, equipamentos necessários, número de participantes, tempo previsto para cada tema, pessoas-chave que devem participar da reunião e materiais que farão parte do evento. Coloque tudo na ponta do lápis para não esquecer nada.
3 – O local certo
Agora que você já definiu os assuntos que serão tratados e listou tudo o que precisa para a sua reunião, é hora de escolher o local. Importante reforçar que uma reunião fora do local de trabalho exige organização com antecedência, para que o local perfeito possa ser reservado na data que você precisa.
O Real NOB Hotel conta com dois espaços perfeitos para reuniões e encontros de empresas, além de proporcionar bons momentos que vão deixar seu time entrosado e afinado, prontos para cumprir os objetivos propostos neste encontro.
A Sala de Reuniões e a Sala de Eventos do Real NOB Hotel oferecem estrutura completa em diversos formatos para comportar todo tipo de evento, além de flip charts, tela para projeção e demais equipamentos. Fale com nosso setor de reservas e saiba como agendar a reunião da sua empresa conosco.
4 – Lista de participantes
Para que o tempo dedicado à reunião seja, de fato, proveitoso, é importante selecionar as pessoas certas para participar deste encontro. Não faz sentido agendar uma reunião sobre marketing e chamar alguém de uma área que não faz parte do assunto ou do contexto que será discutido. Isso é perda de tempo, da empresa e dos colaboradores.
Como você já definiu as pautas da reunião, defina quem deve participar do encontro. Número de pessoas, departamentos, como será o dia de trabalho na empresa enquanto estes times estiverem fora para participar do encontro, e até mesmo a logística até o local.
A partir disso, faça o envio dos convites, seja por e-mail, grupos de conversas ou até mesmo pessoalmente. Esteja certo de que todos os interessados receberam o convite e confirmaram a participação. Levar o time para fora do ambiente da empresa dá trabalho, mas vale muito à pena.
5 – É tempo de aproximar
As reuniões fora do trabalho costumam proporcionar momentos de aproximação entre os colaboradores e também entre a gestão da empresa. Essa quebra de protocolos faz o time se sentir ainda mais parte da equipe e isso facilita o entrosamento e, consequentemente, a busca pelas metas.
Aproveite o tempo em que as equipes estarão dedicadas ao contexto da reunião e insira no cronograma um tempo para esta socialização. No Real NOB Hotel você vai encontrar os ambientes perfeitos para que o trabalho e a descontração andem juntos e proporcione os melhores resultados para a sua empresa.
6 – Faça a sua reunião ser especial
As reuniões chatas e sem novidades não despertam o interesse das equipes de trabalho. É preciso criar e chamar atenção dos seus colaboradores, desde o convite até o encerramento da reunião. Por isso, não tenha medo de ser criativo nessa hora. Escreva um texto chamativo e atraente para convidar os participantes, monte kits especiais com a logomarca da empresa, prepare uma recepção calorosa para os participantes e entre um tema e outro, aproveite para servir aquele coffee break especial para que todos possam conversar, trocar ideias e descontrair entre uma reunião e outra.
Pensar fora da caixa vai incentivar que seus colaboradores façam o mesmo. Já se foi o tempo em que formalidades faziam parte das reuniões empresariais. Deixe o ambiente formal para os eventos mais solenes e importantes. Seus colaboradores querem ser tratados de forma humana, próxima e calorosa. Aproveite as reuniões fora do escritório para deixar isso claro para o seu time e veja se refletir nos resultados e nas metas.
Aguardamos você e sua equipe por aqui. Nos vemos nas nossas salas de reunião!